Een rommelige inbox is slecht nieuws. Het is niet alleen moeilijk om belangrijke e-mails te vinden, maar u zult ook steeds minder gemotiveerd raken om de Mail-app elke dag te openen. Wat kunt u doen om te voorkomen dat uw berichten een puinhoop krijgen? Optimaliseer eenvoudig uw Outlook-inbox met behulp van de 5 eenvoudige stappen hieronder.
Als u zich ooit ongemakkelijk heeft gevoeld bij het bekijken van uw inkomende e-mails, is dit artikel iets voor u. Laat e-mails niet langer opstapelen en bestorm je met meldingen door simpelweg je inbox te optimaliseren. U hoeft uw e-mail niet constant in de gaten te houden en uren achtereen te besteden aan het wissen van alles. Bekijk deze 5 eenvoudige stappen in Outlook voor Microsoft 365 en laat alles voor je regelen.
Opmerking : De meeste van deze functies zijn van toepassing op Outlook voor Microsoft 365 / Office 365. Sommige zijn echter ook beschikbaar via de e-mailservice van Microsoft, Outlook.com.
Optimaliseer uw Outlook-inbox in 5 eenvoudige stappen
Laten we eens kijken hoe u een Outlook-professional kunt worden in het organiseren van uw e-mail en eindelijk die inbox zonder meldingen kunt bereiken waar u van droomde.
1. Ruim op door dubbele e-mails te verwijderen
Wist u dat Outlook een geautomatiseerde tool heeft om dubbele e-mails te verwijderen? Nu wel. Gebruik deze functie om snel het aantal e-mails dat u elke dag moet doorzoeken, met slechts een paar klikken te verminderen.
- Open de inbox die u wilt wissen. Zorg ervoor dat u op de standaardinstelling blijft Huis tabblad - u kunt controleren op welk tabblad u zich bevindt door naar de koptekstinterface van het lint te kijken.
- Vouw het Schoonmaken vervolgkeuzemenu en kies een van beide Map opschonen of Ruim gesprek op , afhankelijk van uw behoeften.
- Er verschijnt een prompt op uw scherm. Bevestig dat u het gesprek of de map wilt wissen en kijk hoe het aantal ongelezen e-mails in uw inbox afneemt.
Wat goed is aan de functie Opschonen, is dat alle verwijderde items gedurende een bepaalde tijd kunnen worden hersteld. Je vindt ze in het Verwijderde items map aan de zijkant van uw Outlook-venster.
2. Maak mappen voor uw e-mails
Het kan verwarrend zijn om al uw inkomende e-mails in één map te hebben. Natuurlijk wordt spam meestal gesorteerd in de categorie ongewenste e-mail, maar de rest is aan jou. Ik raad persoonlijk aan om een aantal essentiële mappen op te zetten en je inkomende e-mail elke dag te sorteren.
Volgens de Dingen gedaan krijgen ® of GTD ® -methode voor het organiseren van taken, kunt u de productiviteit gemakkelijk verbeteren met Outlook. Allereerst moet u drie verschillende mappen maken:
- Postvak IN (standaard) - Laat belangrijke e-mails achter in uw standaard inbox. Dit moeten berichten zijn die u onmiddellijk kunt beantwoorden of die u dringend moet behandelen.
- Te doen - Sleep niet-urgente e-mails naar deze map. U kunt uw inbox overzichtelijk houden en deze berichten later op de dag afhandelen.
- Opvolgen - Verplaats e-mails naar deze map die u in de wacht heeft gezet, zoals antwoorden waarop u wacht of taken die u heeft uitgesteld.
- Herinneringen - Voor sommige e-mails hoeft u helemaal niet te antwoorden. Bewaar ze in een aparte map, zodat u altijd terug kunt kijken en ze gemakkelijk kunt terugvinden.
Opmerking : Om nieuwe mappen te maken, klikt u eenvoudig op uw inboxmap en selecteert u Nieuwe map. Typ hier gewoon de naam en druk op enter.
U moet elke dag beginnen met het sorteren van uw e-mails in deze categorieën en vervolgens een tijd plannen om later naar uw takenmap te gaan. Zorg ervoor dat je hiermee consistent blijft! U kunt de hele dag door blijven sorteren dat u e-mails ontvangt.
Wees indien nodig niet bang om meer mappen te maken, deze methode moet alleen voor u worden gepersonaliseerd.
3. Gebruik de taakweergave
Wist u dat u taken kunt maken op basis van e-mails? Telkens wanneer u een bericht ontvangt dat u in een taak wilt converteren, sleept u het eenvoudig naar het takenlijstpictogram van Outlook om de wizard voor het instellen van taken te openen. Hier kunt u uw taak een naam en beschrijving geven en zelfs een herinnering instellen.
Als u een herinnering instelt, verschijnen taken op dezelfde manier als een afspraakherinnering op het opgegeven tijdstip. Hierdoor kunt u georganiseerd blijven en gemakkelijk taken maken, rechtstreeks vanuit uw inkomende e-mails.
4. Stel regels in om inkomende e-mail automatisch te sorteren
Met regels kunt u e-mailberichten automatisch verplaatsen, markeren en beantwoorden, waardoor het veel gemakkelijker wordt om Outlook te bedienen. U kunt regels gebruiken om geluiden af te spelen, berichten naar mappen te verplaatsen of automatisch waarschuwingen voor nieuwe items weer te geven.
Persoonlijk vind ik de handigste regel de mogelijkheid om een item van een bepaalde afzender of met bepaalde trefwoorden in de onderwerpregel naar een andere map te verplaatsen. Dit betekent dat als aan bepaalde criteria wordt voldaan, een e-mail naar de opgegeven inbox wordt verplaatst zonder dat u deze hoeft aan te raken.
Hier is een basisgids voor het instellen van een regel in Outlook.
- Klik met de rechtermuisknop op een bericht in uw inbox of een andere e-mailmap en selecteer Reglement .
- Kies een van de opties. Selecteer om meer opties weer te geven Creëer regel .
- In de Creëer regel dialoogvenster, selecteert u een of meer van de eerste drie selectievakjes.
- In de Doe het volgende Als u wilt dat de regel een bericht naar een map verplaatst, vinkt u het Verplaats item naar map doos.
- Selecteer de bestemmingsmap in het Selecteer map dialoogvenster dat verschijnt, en klik vervolgens op OK .
- Klik OK nogmaals om uw regel op te slaan.
5. Profiteer van categorieën
Door uw e-mails met kleurcodes te coderen, kunt u de bijbehorende items in Outlook gemakkelijk identificeren en groeperen. U kunt kiezen uit een reeks standaardcategorieën of uw eigen categorieën maken en de categorieën vervolgens aan uw Outlook-e-mails toewijzen.
Selecteer om een kleurcategorie uit het leesvenster of een geopend bericht toe te wijzen Categoriseer van de Tags groep op het lint en selecteer een categorie uit de lijst.
Laatste gedachten
Als u meer artikelen over moderne technologie wilt lezen, kunt u zich abonneren op onze nieuwsbrief. We publiceren regelmatig tutorials, nieuwsartikelen en handleidingen om u te helpen bij uw dagelijkse technische leven.
