Microsoft Teams is een applicatie die wordt gebruikt door honderdduizenden unieke teams die samenwerken om gedeelde doelen te bereiken. Het is volledig gratis en biedt u en uw collega's een platform om te communiceren, projecten te coördineren, bestanden te delen en de klus op afstand te klaren.
We hebben er onlangs een artikel over gepubliceerd Microsoft Teams instellen , die dieper ingaat op het starten met de software. Nu is het tijd om ermee vertrouwd te raken. Het artikel van vandaag concentreert zich op de tips, trucs en algemene richtlijnen van Microsoft Teams voor externe medewerkers.
Als u net thuis bent of gewoon wat tips wilt om uw efficiëntie te vergroten, probeer dan onze tips te volgen en kijk of er technieken zijn die u bij uw werk kunnen helpen.
Controlelijst voor werken op afstand: hoe u trouw blijft aan de cursus
Laten we beginnen met enkele algemene dingen die elke externe medewerker zou moeten doen voordat hij aan een productieve dag begint. Deze tips helpen je om een geschikte werkruimte te creëren en je hoofd in het spel te krijgen, zelfs vanuit het comfort van je huis.
- Creëer een geschikte werkruimte . Het allereerste dat u moet doen, is ervoor zorgen dat de werkruimte waarin u zich bevindt, overeenkomt met uw behoeften. Minimaliseer afleidingen door een rustige, stille ruimte te zoeken. Omring jezelf met alleen de dingen die je nodig hebt - dingen hebben zoals smartphones, snacks en het bedrijf zullen je vaak afleiden van je werk. Daarom raden we aan om een aparte tafel of standaard te hebben waar u uw snacks kunt plaatsen.
Pro-type: Houd uw telefoon alleen bij de hand als dit een van uw werktools is. En als u productief wilt zijn, raden we u aan de meldingen van uw telefoon uit te schakelen.
- Gebruik applicaties om uw werk te verbeteren . In dit tijdperk van technologie is er geen reden waarom u geen gebruik zou moeten maken van software om uw vaardigheden te verbeteren. Gebruik applicaties om uw tijd te beheren, dagelijkse doelen en herinneringen in te stellen en zelfs afleidende websites te blokkeren.
- Onderhoud uw gezondheid . Veel mensen verwaarlozen hun gezondheid wanneer ze op afstand werken. Langdurig achter het scherm doorbrengen is slecht voor lichaam en geest. Zorg ervoor dat u af en toe opstaat, sport, gehydrateerd blijft en gezonde maaltijden eet.
- Communiceer met uw team . Vertrouw ons - uw team wil net zo graag weten wat u van plan bent als u ze bij wilt houden. Zorg ervoor dat u altijd met hen communiceert via apps zoals Microsoft Teams om hen op de hoogte te houden van uw voortgang, planning en beschikbaarheid voor vergaderingen.
- Wees inclusief . Het tempo van werken op afstand is anders dan bij persoonlijk werken. Besteed aandacht aan je teamgenoten en betrek altijd iedereen bij verhandelingen, zowel tekstberichten als telefoontjes. Door oplettend en inclusief te zijn, zorgt u ervoor dat elk lid van het team zijn ideeën kan delen en kan bijdragen aan projecten.
- Voer chats met uw collega's . Omdat u op afstand werkt, kunt u niet zo vaak met uw team communiceren als op kantoor. Zorg ervoor dat u profiteert van directe berichten, zet een algemeen chatkanaal op in Microsoft Teams , en heb een informeel gesprek met je geweldige team om het moreel hoog te houden.
- Vergeet niet te ontspannen . Iets waar een groot percentage van de thuiswerkers mee worstelt, is ontspannen na het werk. Als u zich aan een schema houdt, helpt het u zeker om dingen voor elkaar te krijgen en vervolgens de verbinding met uw werk te verbreken door te wandelen, in bad te gaan en andere leuke activiteiten te ondernemen. Herinner jezelf eraan dat je, alleen omdat het zou kunnen, niet 24 uur per dag hoeft te werken. (Zorg ervoor dat u ook niet onderwerkt!)
Nu u uw werkruimte klaar heeft gemaakt volgens de bovenstaande checklist, hoe kunt u gefocust blijven terwijl u op afstand werkt?
Hoe u productief kunt blijven terwijl u op afstand met Teams werkt
Als u zich aanpast aan het tempo waarmee u op afstand werkt, komt u verschillende unieke uitdagingen tegen. Een paar goede gewoontes aanleren is een van de beste manieren om deze uitdagingen met uw team te overwinnen.
Regelmatige voortgangsrapporten
Het helpt zowel jou als hen om je teamgenoten te laten rapporteren over je voortgang. Omdat je geneigd bent om elke dag over je voortgang te rapporteren, zul je jezelf gaan motiveren en meer werk verzetten om ook indruk te maken en je collega's te motiveren. Dit kan gezonde gewoonten creëren en de communicatie nog meer verbeteren. Vergeet niet iets positiefs te zeggen richting uw team - vriendelijke woorden gaan een lange weg.
Houd onlinevergaderingen
Onnodig te zeggen dat online vergaderingen essentieel zijn wanneer u op afstand werkt. Het stelt u in staat vooruit te plannen, ideeën uit te wisselen en vragen te stellen aan uw team, terwijl u ook het gebrek aan gezelschap compenseert wanneer u thuis blijft. Moedig uw team aan om videogesprekken te gebruiken om van aangezicht tot aangezicht met hen in contact te komen.
Neem uw vergaderingen op
Als iedereen druk aan het werk is, kan het moeilijk zijn om meerdere vergaderingen op te zetten voor mensen die iets van de vorige vergadering hebben gemist of vergeten. Als uw team het toestaat, neem dan vergaderingen op en deel ze op een speciaal kanaal zodat mensen op elk moment kunnen bijpraten of terug kunnen spoelen naar belangrijke punten.
Teamactiviteiten
Blijf inclusief door teamactiviteiten te plannen. Brainstorm samen, werk samen aan bestanden en projecten, maak samen borden of bedenk leuke uitdagingen om gezonde concurrentie te creëren. Verschillende teamactiviteiten brengen mensen samen, waardoor het moreel en de energie zelfs op langzame dagen hoog blijven.
windows 7 taakbalk kan niet worden verborgen in volledig scherm
Tips en trucs van Microsoft Teams die elke externe medewerker moet kennen
Profiteer van kanalen
Een geweldige Teams-organisatie heeft een geweldig kanaalsysteem opgezet. Zorg ervoor dat je verschillende teams aanmaakt en specifieke kanalen toewijst voor elk teamlid waarin ze actief zijn. Kanalen toevoegen voor specifieke groepen, zoals Ontwerpers en Ontwikkelaars helpt bij het organiseren van uw projecten, terwijl kanalen zoals Suggesties of Rapporten geeft uw team de mogelijkheid om te communiceren. Vergeet niet om enkele algemene chatgebieden en kanalen toe te voegen die voor de lol worden gebruikt!
Filter uw activiteitenfeed
Een rommelig hebben Activiteitsfeed zal het moeilijk maken om dingen te vinden waarnaar u op zoek bent. Met behulp van de filteroptie kun je Teams vertellen om je alleen specifieke inhoud te laten zien, zoals @vermeldingen, ongelezen berichten, directe antwoorden op je berichten, enzovoort. Profiteer hiervan en vergroot uw focus in de loop van de tijd door inkomende activiteit correct te filteren.
Snelle opdrachten
Door opdrachten in de zoekbalk boven aan uw Teams-venster te typen, kunt u dingen vrij snel gedaan krijgen. Er is een overvloed aan commando's beschikbaar om in de applicatie te gebruiken, maar de meeste gebruikers zullen de overgrote meerderheid ervan negeren. Om je verslaafd te maken aan opdrachten, volgen hier enkele van onze favorieten:
- / bellen - Start een gesprek met iemand in uw Teams-organisatie.
- / testcall - Controleer uw huidige gesprekskwaliteit.
- /weg - Stel uw status in op Afwezig.
- / ga naar - Spring snel naar een kanaal of team.
- /wat is er nieuw - Bekijk het laatste nieuws over Microsoft Teams.
- /helpen - Krijg ondersteuning met betrekking tot Microsoft Teams.
Maak een bladwijzer van belangrijke berichten
Om een belangrijk bericht en eventuele bijgevoegde inhoud op te slaan, kunt u er een bladwijzer voor maken. Klik gewoon op de drie stippen in de rechterbovenhoek van een bericht en selecteer Bewaar dit bericht vanuit het contextmenu. Typ om uw bladwijzers op te zoeken / opgeslagen in de zoekbalk en verlies nooit meer een bericht.
Rich-text-editor
Voorkom dat u per ongeluk berichten verzendt voordat ze klaar zijn en maak prachtig opgemaakte berichten met de Rich Text Editor. Voordat u begint met typen, klikt u op het eerste pictogram onder het invoerveld (het letter A met een potlood ) en begin met het opstellen van uw bericht. Voeg een titel toe, markeer het bericht als belangrijk, profiteer van de opmaak, maak opsommingstekens en nog veel meer.
Om uw opgemaakte berichten te verzenden, klikt u op de Sturen pictogram in de rechterbenedenhoek van de teksteditor.
Niet storen
Je bent het meest productief als je volledig gefocust bent. In deze toestand kan zelfs een enkele melding uw aandacht afleiden en u van uw werk afleiden. Met Microsoft Teams kunt u uw status instellen op Niet storen, waardoor u geen pop-upmeldingen ontvangt.
Om Niet storen in te schakelen, typt u gewoon / dnd in het zoekvak. U kunt het uitschakelen door te typen /beschikbaar als je eenmaal klaar bent met werken.
Gebruik GIF's en stickers
Houd dingen leuk en energiek door GIF's en stickers te gebruiken en maak zelfs leuke afbeeldingen - memes - om te delen met je team. Deze kunnen dienen als een snelle reactie op berichten, of zelfs de stemming op de juiste kanalen verlichten. U kunt deze elementen gebruiken door op hun pictogrammen onder het berichtinvoerveld te klikken.
Andere tools die mogelijk nuttig voor u zijn
Hoewel Microsoft Teams zorgt voor communicatie, onlinevergaderingen, het delen van bestanden en samenwerking, zijn er andere tools die we aanraden er tegelijkertijd mee te gebruiken. Hoewel deze tools niet essentieel zijn om een productieve werkstijl op afstand te behouden, kunnen ze nuttig zijn voor mensen die op zoek zijn naar meer manieren om de focus en productiviteit te vergroten.
Tijd dokter
Tijd dokter is een ongelooflijke applicatie die het meest geschikt is voor grotere bedrijven en organisaties. Hiermee kunt u de tijd van werknemers volgen en gedetailleerde, krachtige rapporten genereren. Krijg een nauwkeurig overzicht van de productiviteit en bekijk nauwkeurige loonlijsten.
Hubstaff-taken
Hubstaff-taken is een uitstekende aanvulling op uw Microsoft Teams-workflow, aangezien deze sterk gericht is op het opzetten van taken. Wat je in Teams bespreekt tijdens een vergadering of in een kanaal, kan rechtstreeks naar Hubstaff gaan, waar je het kunt categoriseren en beheren.
Uit de vrije hand
Pak de Uit de vrije hand integratie met Microsoft Teams om samen te werken op een virtueel whiteboard. Teamleden kunnen opmerkingen, tekeningen en andere elementen toevoegen om ontwerpen, lay-outs en meer visueel te bespreken.
We hopen dat dit artikel u heeft kunnen helpen meer te weten te komen over werken op afstand met Microsoft Teams. Lees onze om erachter te komen hoe u aan de slag kunt gaan met de applicatie Microsoft Teams instellen artikel.
