Uw werknemers thuis laten werken is een geweldige manier om sociale afstanden tijdens de COVID-19-pandemie effectiever te maken. Door op afstand te gaan, worden de kosten voorlopig ook verlaagd, wat essentieel is voor bedrijven met een beperkt budget. Hoewel grote bedrijven dit van meet af aan hebben bedacht, kunnen kleinere organisaties het moeilijk hebben om een succesvol systeem op afstand op te zetten.
Wij zijn hier om te helpen maak de overgang zo naadloos mogelijk.
Dit artikel richt zich op het opsommen van alle essentiële tools die een klein bedrijf nodig heeft om een effectieve externe omgeving te bouwen. De checklist bestaat uit tools en stappen die elk klein tot middelgroot bedrijf moet nemen om op afstand te gaan en tegelijkertijd effectief te blijven.
1. Schaf alle benodigde hardware aan
Om op afstand te kunnen werken, hebben alle werknemers hardware nodig om toegang te krijgen tot websites, documenten te delen en eraan te werken, en om te communiceren met andere leden van het bedrijf. Meestal betekent dit apparatuur die eigendom is van het bedrijf of persoonlijke apparatuur.
Elke werknemer moet één laptop of pc hebben om aan te werken, of deze nu eigendom is van het bedrijf of een persoonlijk apparaat, hangt af van de voorkeur van uw bedrijf. Als u wilt dat uw werknemers een professionelere en veiligere ervaring hebben en over het budget beschikken, raden we u aan bedrijfsapparatuur uit te delen. U kunt beperkingen instellen, activiteiten volgen en uw werknemers de mogelijkheid geven om hun privé- en werkleven gemakkelijker te scheiden.
Zorg ervoor dat alle medewerkers een geschikt apparaat hebben om aan te werken voor hun vakgebied. Een grafisch ontwerper heeft bijvoorbeeld een computer nodig die is uitgerust om toepassingen met veel resources te verwerken, terwijl een schrijver het kan doen met minder krachtige apparatuur.
Als uw bedrijf apparatuur aan werknemers uitdeelt, houd dan bij welk apparaat en waar het naartoe gaat. We raden u aan een spreadsheet op te zetten met informatie zoals serienummers van het apparaat, de naam en handtekening van uw werknemer, evenals het apparaatmodel. Dit zorgt ervoor dat geen enkel apparaat verwisseld raakt of verloren gaat.
2. Verbeter de beveiliging met VPN-services
VPN is de afkorting voor Virtual Private Network. Kort gezegd is VPN een virtuele kabel die een computer verbindt met een niet-lokaal netwerk en een veilige verbinding biedt die verborgen is voor buitenstaanders. Dit is een buitengewoon nuttige service voor externe werknemers, omdat het het risico verkleint dat mogelijk vertrouwelijke informatie wordt onthuld.
De vele andere voordelen van het gebruik van een VPN zijn onder meer toegang tot websites die zijn geblokkeerd in het land of de regio van een werknemer, meer privacy van ISP's, bescherming tegen hackers en betere internetverbindingen met servers door gebruik te maken van privé, directe routes.
hoe je os op usb zet
VPN's hebben hun eigen reeks kwetsbaarheden, aangezien aanvallers proberen te profiteren van specifieke zwakke punten en versleutelingsprotocollen misbruiken. Uw werknemers zijn echter nog steeds veiliger met een VPN, omdat aanvallers meer tijd en middelen nodig hebben om ze op te sporen, waardoor het minder waarschijnlijk is dat ze zich op hen richten.
Onze aanbevelingen voor een VPN zijn onder meer NordVPN , ExpressVPN , en CyberGhost . Al deze services zijn snel, gebruiksvriendelijk en betaalbaar voor kleine bedrijven.
3. Houd de tijd bij
Aangezien u niet kunt controleren of een werknemer persoonlijk werkt zoals u dat op kantoor zou doen, moet u virtueel kunnen zien wanneer ze inklokken. Je kunt ze altijd vragen om het gewoon op te schrijven en naar je op te sturen, maar dit is niet efficiënt en laat veel vrije ruimte over voor medewerkers.
Een veel nauwkeurigere en efficiëntere manier is het gebruik van een virtuele tijdregistratie, die u op de hoogte houdt zodra een medewerker begint of stopt met werken. Met andere handige functies in deze tools kunt u het IP-adres van uw werknemer controleren, zodat u zeker weet dat ze thuis zijn.
Logtijd is ook nodig om te kunnen bepalen hoeveel uren een medewerker heeft gewerkt. Dit is cruciaal als u mensen betaalt op basis van een uurtarief, omdat u een nauwkeurig rapport nodig heeft. Door dit te koppelen aan computerbewakingstools, kunt u ervoor zorgen dat uw werknemers het systeem niet proberen te bedriegen.
Voor deze doeleinden raden we ten zeerste aan om de tools die worden aangeboden door te gebruiken ik heb opgelost , net als de Toggl toepassing.
4. Gebruik effectieve communicatiemiddelen
Telefoneren is niet voldoende bij de overgang naar werken op afstand. U moet gebruikmaken van verschillende communicatiemiddelen om uw werknemers bij te houden, vragen te beantwoorden en te stellen, bestanden te delen en regelmatig controles uit te voeren over elk lopend project. Gelukkig zijn er talloze oplossingen die allemaal verschillende groepen mensen aanspreken waaruit je kunt kiezen.
Hier zijn enkele van onze aanbevelingen:
- Onenigheid : Hoewel Discord begon als een applicatie die het meest aantrekkelijk was voor een jonger publiek, is het uitgegroeid tot een van de meest gebruikte software voor communicatiedoeleinden. Met de mogelijkheid om één-op-één te chatten, in groepen en op speciale servers, dekt Discord alle communicatiebehoeften die een bedrijf kan hebben. Het beste is dat het allemaal gratis is.
- Slap : Als u een professionelere oplossing nodig heeft, staat Slack voor u klaar. Hiermee kunt u uw werknemers bij elkaar brengen en vervolgens verschillende kanalen opzetten voor chatten, aankondigingen, updates en werk. Wat het onderscheidt van andere communicatieoplossingen, is de professionele integratie met zakelijke tools zoals Dropbox, Outlook Calendar, Salesforce en Jira Cloud.
- Microsoft Teams : Werkt uw bedrijf met Office-producten zoals Word of Excel? Uw alles-in-één oplossing voor communicatie moet Microsoft Teams zijn. Hiermee kunt u een virtuele versie van uw bedrijf opzetten en beschikt u vervolgens over alle tools die u nodig hebt om persoonlijke activiteiten op afstand uit te voeren. Chat, start videogesprekken, houd conferenties en integreer met Office-toepassingen om samen te werken en projecten te delen.
- Zoom : Voor bedrijven die conferenties waarderen, is Zoom de beste manier om contact te maken met uw werknemers, zelfs honderden kilometers van elkaar verwijderd. Geniet van hoogwaardige oproepen die een groot aantal telefonisten kunnen vasthouden.
5. Werk samen met medewerkers
Hoewel eenvoudig communiceren met anderen erg collaboratief kan worden, kunt u dit altijd verbeteren door te profiteren van suites die zijn ontworpen voor realtime samenwerking. Combineer dit met audio- of videogesprekken om de effectiviteit van het samenwerken met andere medewerkers verder te vergroten.
Onze aanbevelingen zijn als volgt:
hoe u f-toetsen kunt laten werken zonder fn
- Office 365 (nu bekend als Microsoft 365 ): Misschien wel de meest populaire applicatiesuite die momenteel beschikbaar is, Microsoft 365 is een geweldige oplossing voor werknemers die willen samenwerken aan grote projecten. Met tools om essays te schrijven, spreadsheets te maken, gegevens te beheren en zelfs afbeeldingen te maken, kun je gemakkelijk aan verschillende projecten samenwerken.
- G Suite : Wat Google's G Suite tot een geweldige keuze voor samenwerking maakt, is de beschikbaarheid. Het enige dat u nodig hebt om samen te werken, is een computer en uw browser - geen installatie vereist. Werk samen met collega's aan documenten, spreadsheets en zelfs presentaties, compleet met opslag en delen van bestanden via Google Drive.
- ik werk : Hoewel deze suite alleen beschikbaar is voor Mac-gebruikers, is het een geweldig hulpmiddel om te overwegen om geld in te investeren. Maak prachtige documenten met gestroomlijnde tools en werk samen met collega's zonder je zorgen te maken over onnodige details.
We hopen dat met de hulp van dit artikel , kon u op afstand inzicht krijgen in wat u moet doen en verwerven om met uw bedrijf te slagen. Wij wensen u veel succes en hopen dat u de kans krijgt om veilig vanuit hun luie stoel te werken.
