Je hebt waarschijnlijk al eerder het woord 'database' horen rondgooien. Een database is een grote verzameling informatie waarmee gebruikers gegevens kunnen ordenen, bekijken, zoeken, ophalen en verzamelen. Als je een database hebt, heb je de juiste tools en applicaties nodig om ermee om te gaan en er het meeste uit te halen. Vooral voor degenen die in teamomgevingen werken en gegevens moeten delen met andere mensen (gebruikers, ontwikkelaars, recensenten, enz.), Is de perfecte oplossing Microsoft Access, en door onze Access-spiekbrief te gebruiken, ben je in een mum van tijd een professional.
Maak uw werk gemakkelijker door de functies en tools van Access te gebruiken. Als je denkt dat je goed bent in het overzichtelijk houden van informatie, staat Access je op het punt om versteld te staan. Wanneer u een bestand maakt in Access, maakt u in feite een bestand dat verschillende delen van uw database bevat. U kunt uw database vervolgens opsplitsen in verschillende, gerelateerde onderdelen om het beheer gemakkelijk en snel te houden. Deze elementen worden tabellen, queries, formulieren, rapporten enz. Genoemd.
Als je eenmaal al deze verschillende elementen hebt gedefinieerd, kun je alles overzichtelijk houden. Dit stelt u in staat om informatie duidelijk te delen en aan te leveren en complete projecten in één enkel bestand op te bouwen. Ongeacht het doel, Access kan u of uw bedrijf helpen informatie duidelijk, veilig en georganiseerd te houden.
Deze spiekbrief is bedoeld om mensen kennis te laten maken met hoe nieuwe generaties Access werken. Het is geen verrassing dat zo'n applicatie boordevol functies enige tijd nodig heeft om onder de knie te krijgen. We zijn hier om u te helpen met enkele tips en trucs om snel aan de slag te gaan met Access, of om uw geheugen op te frissen als u een Access-veteraan bent.
- Tip: als uw vrienden, collega's of uw werknemers meer willen weten over Microsoft Access, wees dan niet verlegen en deel dit artikel! Kennis is macht, en je hebt het vermogen om anderen te helpen leren door te delen.
Navigeren door Microsoft Access-lint
De interface waarmee we werken, kan voor nieuwe gebruikers verwarrend worden. Hier is een kleine infographic over de basisinterface van Access op basis van Access 2016. Als u niet zeker weet wat de verschillende elementen zijn, hoeft u zich geen zorgen te maken. We gaan dieper in op het lint, gegevenstabellen, objecten en meer later in het artikel. Blijf gewoon lezen!
Gelukkig voor degenen die al een tijdje met Office-applicaties werken, is de interface van Access niet zo onbekend als je zou denken. Goede vrienden zoals het lint, de Tell Me-balk en de Quick Access-werkbalk keren allemaal terug om u te helpen, terwijl het gegevensgedeelte van Access schoon en gemakkelijk leesbaar blijft.
Een inleiding tot de Ribbon-interface
Het lint is al vele jaren een belangrijk onderdeel van Office-suite-applicaties zoals Access. Het werd voor het eerst geïntroduceerd in Office 2007, ontworpen met het oog op eenvoudigere navigatie. Met het lint hoeft u nooit meer ouderwetse menu's met meerdere niveaus van submenu's te gebruiken.
De sterk visuele interface helpt je snel de tools te vinden die je kent en waar je van houdt. Het lint is uw belangrijkste manier om in Access te navigeren, waardoor u de mogelijkheid krijgt om tekst op te maken, elementen in te voegen, functies te implementeren, uw database aan te passen en nog veel meer.
In tegenstelling tot eerdere versies van Access, heeft het lint in nieuwe releases zoals Access 2016 en Access 2019 een platter, compact ontwerp zodat er minder rommel op uw scherm is die u van uw werk afleidt. Deze minimalistische interface geeft Access een moderne en stijlvolle uitstraling die het onderscheidt van de concurrentie.
De locatie van tools en functies is ongeveer hetzelfde als in eerdere versies, dus u zou geen problemen moeten ondervinden bij het vinden van uw favoriete opdrachten. Als je het moeilijk hebt, gebruik dan gewoon de nieuwe Tell Me-functie.
Werk sneller met de Tell Me-balk
De functie 'Vertel me wat je wilt doen' of gewoon 'Vertel me' is bedoeld om tools binnen handbereik te brengen, zelfs als je hun exacte plaats in het lint niet weet. Het werd voor het eerst toegevoegd aan de meeste Office 2016-applicaties en verdiende ook zijn verblijf in Office 2019. U kunt het gebruiken door erop te klikken direct naast het laatste tabblad op het lint, of door op de te drukken Alt + Q toetsen op uw toetsenbord. U zult merken dat u met de functie kunt typen - dit is wanneer u Access kunt vertellen wat u wilt doen.
Op basis van uw invoer stelt Access tools voor die betrekking hebben op datgene waarnaar u op zoek bent. Als u bijvoorbeeld eigenschappenblad de Tell Me-balk geeft automatisch opties weer waarmee u een eigenschappenblad kunt maken of wijzigen, en stelt zelfs andere bladgerelateerde tools voor.
Zelfs als u zichzelf als een Access-goeroe beschouwt, kan de Tell Me-functie u helpen uw werk te versnellen. U hoeft nooit meer door het lint te graven of online te zoeken in een poging ooit nog een functie te vinden.
Raak vertrouwd met het backstage-gebied
Wanneer u in Access (en andere Office-toepassingen) op het menu Bestand klikt, komt u in het gebied dat Microsoft de 'backstage' noemt. Hier ziet u, in plaats van een tabblad met opdrachten in het lint, een paginagrote weergave van informatie en verschillende basistaken om bestanden, afdrukken en andere opties voor delen te openen en op te slaan.
Bovendien kunt u het menu Bestand gebruiken om informatie over uw momenteel geopende bestand te bekijken. Dit betekent dat u de tijd moet zien waarop het is gemaakt, voor het laatst is gewijzigd, de eigenaar, evenals de bestandsgrootte en nog veel meer. U kunt ook de functie Compacteren en herstellen gebruiken of wachtwoordbeveiliging toevoegen als eigenaar van een bestand.
De database-objecten definiëren in Access
Nu we de basisinterface hebben, is het tijd om vertrouwd te raken met de databaseobjecten waarmee u in Access gaat werken. Deze objecten zijn wat u ziet in het navigatievenster aan de linkerkant wanneer ze uw projecten beginnen samen te stellen. U kunt objecten maken vanaf het tabblad Maken op het lint en deze op elk gewenst moment in de toekomst wijzigen om zich aan te passen aan wijzigingen in uw database. Laten we een kort overzicht geven van uw objectopties:
- Tabellen slaan gerelateerde gegevens op in rijen (records) en kolommen (velden). Ze werken op dezelfde manier als cellen in Excel en vormen waarschijnlijk een groot deel van uw projecten.
- Query's bekijken, berekenen, sorteren, filteren, wijzigen en onderzoeken gegevens die in uw tabellen zijn opgeslagen.
- Formulieren zijn aangepaste schermen waarmee u eenvoudig nieuwe gegevens kunt invoeren en reeds bestaande gegevens in een tabel kunt bekijken.
- Rapporten tonen gegevens uit een tabel of een query in een gedrukt formaat, perfect voor het bekijken en controleren op fouten.
- Macro's kunnen repetitieve taken automatiseren. U kunt een macro uitvoeren door op een knop te klikken of door op een sneltoets te drukken die aan de macro is toegewezen.
- Modules zijn groepen procedures, geschreven in de Visual Basic-taal en ook gebruikt om taken te automatiseren.
Veldgegevenstypen
Er zijn veel manieren om met velden in Access te werken die het gemakkelijker maken om met verschillende projecten om te gaan. Als u bijvoorbeeld een veld definieert als een getal in plaats van tekst, kan Access berekeningen met dat veld uitvoeren.
Hier is een kort overzicht van de verschillende gegevenstypen u kunt invoeren en hun gedrag:
- Korte tekst: Slaat maximaal 255 tekens aan tekst en / of cijfers op.
- Lange tekst: Slaat tekst op van maximaal 64.000 tekens.
- Getal: slaat getallen op en maakt het mogelijk berekeningen uit te voeren met behulp van een datacel.
- Datum / tijd: slaat datums en / of tijden op.
- Valuta: slaat cijfers en symbolen op die valuta's uit de echte wereld vertegenwoordigen.
- AutoNummering: wijst automatisch een uniek nummer toe aan elk record.
- Ja / Nee: slaat een Ja of Nee waarde op.
- OLE-object: slaat objecten op die in andere toepassingen zijn gemaakt, zoals een Excel-spreadsheet, Word-document of PowerPoint-afbeelding.
- Hyperlink: slaat links op waarop kan worden geklikt om websites of bestanden op een netwerk te openen.
- Bijlage: hiermee kunt u een bestand of afbeelding aan uw database toevoegen.
- Groot getal: slaat een niet-geldelijke, numerieke waarde op. (Alleen beschikbaar in Access 2019.)
Begin met een sjabloon
Ben je geïntimideerd door een leeg document? Met Access beschikt u over een enorme bibliotheek met sjablonen die al in de toepassing zijn ingebouwd om u op weg te helpen. Dit geeft u een enorme snelstart bij het werken aan projecten van elke omvang. U kunt meerdere sjablonen vinden in elk van de aangeboden categorieën, wat betekent dat er elke keer dat u een nieuw document maakt een enorme variëteit beschikbaar is. Zelfs nadat u een sjabloon hebt gekozen, heeft u nog steeds veel opties om uw database daarna volledig aan te passen.
Maak altijd een back-up van uw database
Dit is zelfs een tip voor de Access-veteranen die er zijn. Maak altijd, en we bedoelen het, regelmatig back-ups van uw database. U weet nooit wat er in de toekomst met uw bestanden kan gebeuren als gevolg van onverwachte omstandigheden. Het kan een redder in nood zijn om direct beschikbare back-ups te hebben vanuit de cloud of een andere computer.
Handige toegangssnelkoppelingen die iedereen zou moeten kennen
Om dit spiekbriefje af te sluiten, hebben we besloten om enkele van de handigste Access-sneltoetsen toe te voegen die u kunt gebruiken om uw werk te versnellen:
- U kunt snel een nieuwe database maken door op te drukken Ctrl + N .
- Om een nieuw record aan uw gegevensblad of formulier toe te voegen, drukt u op Ctrl + plusteken (+) op uw toetsenbord.
- U kunt in- en uitzoomen op een pagina door op de Z-toets te drukken.
- Schakel het navigatiedeelvenster met F11 .
- Open het tabblad Zoeken om te zoeken in een gegevensblad of formulier met Ctrl + F .
- Met Ctrl + S .
Als u op zoek bent naar een softwarebedrijf waarop u kunt vertrouwen vanwege zijn integriteit en eerlijke zakelijke praktijken, hoeft u niet verder te zoeken dan . Wij zijn een Microsoft Certified Partner en een BBB-geaccrediteerde onderneming die er alles aan doet om onze klanten een betrouwbare, bevredigende ervaring te bieden met de softwareproducten die ze nodig hebben. Wij zijn voor, tijdens en na alle verkopen bij u. Dat is onze 360 graden -garantie. Dus waar wacht je op? Bel ons vandaag nog +1877315 1713 of stuur een e-mail naar sales@softwarekeep.com. U kunt ons ook bereiken via Live Chat.
